Smart working: Gestisci bene il tempo se lavori da casa

Smart working: Gestisci bene il tempo se lavori da casa
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Oggi l'epidemia da Coronavirus in Italia ha fatto sì che molte persone optassero per lo smart working. Ma sappiamo come ben gestire il tempo a casa?

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Ebbene sì, siamo giunti alla seconda settimana di quarantena forzata per l’Italia e sempre più persone sono a casa, moltissime per svolgere smart working. Dopo aver cercato di placare nervosismi, soprattutto tra i filmmakers liberi professionisti, fornendo consigli e spunti su cosa fare in tempi di quarantena, ho pensato che sarebbe stato utile per molti leggere un articolo che vi raccontasse come gestire la giornata lavorativa da casa.

Siccome è da ben prima del Coronavirus che lavoro da casa, ho pensato che questo articolo potesse essere un contributo per molti che in questo momento non sanno dove sbattere la testa, presi dalle mille distrazioni che offre continuamente l’abitazione. 

Primo consiglio per un buon smart working: trova una location in cui poter lavorare tranquillo/a

Per molti è un miraggio riuscire a destinare una stanza della casa al lavoro da casa; per la maggior parte delle persone in questo momento fare smart working significa utilizzare un qualsiasi tavolo libero su cui appoggiarsi. 

Se si ha la fortuna di avere una stanza da poter allestire come studio, meglio, e vi consiglio di organizzarla in modo tale da poter essere il più confortevole possibile. Se c’è una lezione che ho imparato in tutto questo tempo con lo smart working è che il luogo di lavoro è in un certo senso sacro, ed è importante sentircisi a proprio agio. 

Se l’alternativa migliore che abbiamo è un qualsiasi tavolo della casa, possiamo sempre riuscire a rendere l’ambiente confortevole, aggiungendo una buona lampada e magari, se vi piace, qualche candela, che aiuti a creare un’atmosfera confortevole. Quello che è davvero importante è l’ordine: una volta terminata la giornata lavorativa, vi sarà di aiuto riporre tutto il materiale in modo tale che non vi caschi l’occhi nel tempo libero, generando pensieri su ciò che dovete ancora fare, preoccupazione ed ansia. 

Gestire gli orari in smart working

Un aspetto molto importante del lavoro da casa è quello di scandire il tempo. In generale le persone in ufficio lavorano 8 ore al giorno e lo stesso dovrebbe avvenire nello smart working. 

Definite un orario di inizio ed uno di fine in cui chiudete i lavori e vi dedicate ad altro, altrimenti rischiate di non staccare mai. Scegliete gli orari a voi più congeniali, in cui avete meno movimento in casa ed in cui vi sentite più produttivi. Basta che rispettiate un limite minimo di tempo in cui lavorate e portate a termine gli obiettivi. 

La mattinata

La prima azione che svolgo la mattina, ancor prima di leggere le mail è quella di aprire l’agenda, e stilare una lista delle cose che devo fare in quella giornata, dalle più banali  alle più complesse. In questo modo ho una panoramica generale di quello che devo fare e so quando avrò portato a termine ogni attività. 

L’apertura delle mail è sempre un momento cruciale, in grado di consumare molto tempo prezioso. A meno che non ci sia qualcosa di urgente, tendo a rispondere la sera, quando so di aver finito di lavorare e di poter rispondere con calma alle persone che hanno scritto. 

Per organizzare al meglio sia la mattina che il pomeriggio, cerco di stimare il tempo che potrei impiegare a svolgere una certa attività, per esempio montare un video. In questo modo riesco a capire come meglio gestirmi il tempo e le pause. Generalmente faccio un paio di pause per staccare gli occhi da computer e rifocillarmi per tornare carica alla scrivania dopo una ventina di minuti. 

L’importanza delle pause

Fare le pause è fondamentale! Non dimenticatevene, soprattutto se lavorate al computer e fate un lavoro sedentario. Le pause favoriscono il lavoro e vi rendono più efficienti. Potete decidere voi se vi trovate meglio a fare poche pausa, ma un po’ più lunghe, piuttosto che piccole e frequenti. A voi la scelta. 

Esistono diverse tecniche per scandire le pause ed una delle più note è quella che viene chiamata “tecnica del pomodoro”. Il nome prende spunto dal celebre pomodoro timer da cucina e viene usato da molti per scandire il tempo di lavoro. Il concetto è quello  di lavorare per 25 minuti per poi fare una pausa di 5 minuti. Si imposta un timer e quando suona si fa una piccola pausa. 

Se non siete tipi da pausa e spesso vi dimenticate di farle, questo è un ottimo metodo!

Il pranzo

Il pranzo è un momento topico in cui a casa è facilissimo perdere tempo ed impiegarci due ore. Cercate di preparare qualcosa al volo che non vi prenda troppo tempo in preparazione. Se siete veloci in poco più di un’ora sarete di nuovo operativi per tornare a lavorare.

Sopravvivere al pomeriggio

Il pomeriggio è sempre complicato, si hanno meno energie e non è facile rimanere concentrati. Dedicati alle attività più leggere e meno intellettuali che è meglio sbrigare durante la mattina.

Il mio consiglio è quello di non rimanere a lavorare oltre l’orario che ci siamo predisposti, perché altrimenti rischiamo ogni giorno di non finire mai in tempo e di toglierci ore preziose che potremmo passare a rilassarci ed insieme alla nostra famiglia. 

Organizzare il tuo tempo al meglio ti renderà più sicuro, meno ansioso ed in generale più felice. Possiamo pertanto prendere quello che di buono viene dal lavorare da casa, riorganizzandoci e perchè no, magari incrementando le nostre competenze in termini di time management

Autore: Caterina Tarducci

Documentarista, sceneggiatrice, scrittrice e attivista ambientale. Ha diretto il documentario ambientale 50 Liters Life.